مقایسه اسناد رسمی و عادی ، چرا باید اسناد رسمی را ترجیح بدهیم؟ در جامعه امروز که معاملات مالی و ملکی به طور فزاینده ای افزایش یافته اند، انتخاب نوع سند برای اثبات حقوق، نقشی غیرقابل انکار دارد. بسیاری از اختلافات حقوقی ریشه در استفاده از اسناد نامطمئن و غیررسمی دارند.
متأسفانه افراد زیادی به دلیل بی اطلاعی از قوانین، به تنظیم اسناد عادی روی می آورند و بعدها در رابطه با بعضی دعاوی با منع پذیرش سند عادی در محاکم روبه رو می شوند. در این مقاله با بررسی کامل تفاوت ها، مزایا و محدودیت های اسناد رسمی و عادی، توضیح می دهیم که چرا باید اهمیت سند رسمی را جدی بگیریم. و چه راهکارهایی برای حفظ حقوق خود در معاملات وجود دارد.
تعریف سند رسمی در قانون ثبت و قانون مدنی
درک تفاوت ها از تعاریف حقوقی آغاز می شود. به صورت خلاصه، تعریف سند رسمی در قانون ثبت، دیده نمی شود. اما تعریف آن در قانون مدنی اظهار شده است. در ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی، سه خصوصیت برای این اسناد به شرح ذیل مقرر شده است:
- اولاً این اسناد باید نزد مأموران رسمی مانند کارمندان دولت، شهرداری، ادارات ثبت و …؛
- ثانیاً در حدود صلاحیت آن ها؛
- و ثالثاً بر طبق قوانین و مقررات لازم الاجرا تنظیم شده باشد.
این تعریف نشان می دهد که سند رسمی برخلاف سند عادی، از اعتبار و حمایت قانونی برخوردار است. در واقع حضور مأمور رسمی و رعایت مقررات قانونی در تنظیم آن، اعتبار حقوقی سند را تضمین می کند.
انواع سند عادی و تفاوت آن با سند رسمی
انواع سند عادی متنوع هستند. این اسناد شامل قراردادهایی هستند که بدون دخالت مأمور رسمی یا خارج از صلاحیت او تنظیم می شوند.؛ مانند قول نامه های دستی، رسیدهای خرید، چک ها و برات و سفته، قراردادهای کاری خانگی و حتی پیام های واتساپی. این اسناد هرچند ممکن است در عرف بین افراد معتبر باشند. اما در رویه قضایی جایگاه ضعیف تری نسبت به اسناد رسمی دارند. بزرگ ترین تفاوت آن ها با سند رسمی در میزان اعتبار و امکان استناد به آن ها در دادگاه است.
چرا اسناد عادی اعتبار کمتری از اسناد رسمی دارند؟
از دلایل اعتبار پایین تر اسناد عادی، می توان موارد ذیل را نام برد:
- این اسناد راحت تر قابل جعل هستند.
- انکار و تردید به راحتی نسبت به آن ها انجام می شود. یعنی طرف مقابل شما در دعوا می تواند اظهار کند که سند، نسبتی با وی ندارد و مثلاً او آن را امضا نکرده است.
- در صورت اظهار تردید و انکار طرف دیگر دعوا، برای اثبات اعتبار سند، نیاز به شهود یا سایر ادله داریم.
- در بعضی از دعاوی به خصوص ملکی، یکسال پس از راه اندازی سامانه اسناد غیررسمی مربوط به اموال غیرمنقول، به دلیل منع پذیرش سند عادی در محاکم، این اسناد قابل استناد نخواهند بود.
اعتبار سند رسمی در دعاوی حقوقی
اعتبار سند رسمی بسیار بالاست و همین امر باعث می شود در روند رسیدگی قضایی، قاضی بدون نیاز به رسیدگی به صحت امضا یا مهر، آن را معتبر بداند. قانون گذار تنها در صورت اثبات جعل ، اجازه نقض اعتبار این اسناد را می دهد. به بیان ساده تر، سند رسمی بر دیگر ادله مقدم است. در مقابل، اگر سند عادی داشته باشید و طرف مقابل منکر آن شود. شما باید در دادگاه اعتبار آن را اثبات کنید که ممکن است بسیار دشوار و زمان بر باشد.
اهمیت سند رسمی در معاملات ملکی
با تصویب قانون الزام به ثبت رسمی معاملات غیرمنقول در سال ۱۴۰۳ و راه اندازی سامانه ساغر، اهمیت سند رسمی دوچندان شده است. طبق این قانون، هرگونه انتقال، اجاره بالای دوسال یا صلح مربوط به ملک باید در دفاتر اسناد رسمی ثبت شود. در غیر این صورت، هیچ دادگاه و مرجع رسمی و دولتی سند را قابل استناد نمی داند. و تنها می توان پول پرداخت شده به عنوان ثمن را مطالبه کرد.
بسیاری از شهروندان، به ویژه در معاملات بین اقوام یا دوستان، به اسناد عادی بسنده می کنند؛ اما همین اعتماد باعث بروز مشکلات بعدی می شود. برای مثال، فروش یک ملک به چند نفر با استفاده از قول نامه های متعدد، از موارد شایع و مبتلابه در محاکم است که معمولاً به ضرر فردی که سند رسمی ندارد، تمام می شود.
منع پذیرش سند عادی در محاکم؛ یک هشدار قانونی
براساس ماده ۲۲ قانون ثبت،مالک، کسی است که ملک به نام او در دفتر املاک ثبت شده باشد. و همین حکم با قانون الزام به ثبت معاملات غیرمنقول، استحکام و قطعیت یافته است. بنابراین اگر شما ملکی را با سند عادی خریده باشید و مالک رسمی آن را به فرد دیگری منتقل کند، منع پذیرش سند عادی در محاکم مانع از اثبات مالکیت شما خواهد شد. همانطور که ذکر کردیم قوانین جدید نیز این رویکرد قانونگذار را ادامه داده اند تا با کاهش دعاوی صوری، امنیت اقتصادی و شفافیت در بازار املاک افزایش یابد.
وکیل نادری در کنار شماست
در یک جمع بندی کلی، می توان گفت استفاده از اسناد رسمی در معاملات نه تنها باعث تسریع در فرآیند حقوقی می شود. بلکه از بروز بسیاری از دعاوی پرهزینه جلوگیری می کند. در مقابل، اتکا به انواع سند عادی ریسک بالایی دارد و ممکن است حتی در صورت پرداخت کامل وجه، شما هیچ گونه حقی بر موضوع معامله نداشته باشید. با در نظر گرفتن اعتبار سند رسمی و با توجه به اهمیت سند رسمی در اجرای قانون، بهترین راهکار برای حفظ حقوق، استفاده از اسناد رسمی و مشورت با وکیل متخصص پیش از تنظیم هر نوع سند است.
مجموعه حقوقی وکیل نادری با سابقه ای درخشان در حوزه اسناد و دعاوی ملکی، آماده ارائه مشاوره حقوقی و بررسی وضعیت اسناد شماست. اگر در گذشته با سند عادی معامله کرده اید. یا قصد دارید ملک یا حق خود را بدون هیچ دغدغه ای نسبت به باطل بودن معامله، به شخصی انتقال دهید. همین حالا با ما تماس بگیرید تا بهترین راه حل قانونی را سریعاً دریافت کنید. ضمناً توصیه می کنیم مقالات مرتبط وکیل الزام به تنظیم سند رسمی و انواع سند ملکی، بخش دوم را مطالعه فرمایید.
بله، در بسیاری از موارد می توان با توافق طرفین و حضور در دفترخانه، یک سند رسمی تنظیم کرد. البته اگر طرف مقابل همکاری نکند، ممکن است نیاز به طرح دعوی الزام به تنظیم سند رسمی داشته باشید که در دیگر مقالات سایت به آن پرداخته ایم.
اگر دعوی مربوط به اموال منقول یا مواردی باشد که ثبت رسمی الزامی نیست، سند عادی می تواند مورد استناد قرار گیرد. اما در معاملات اموال غیرمنقول یکسال بعد از راه اندازی سامانه ساغر، به دلیل قاعده منع پذیرش سند عادی در محاکم البته نسبت به اموال غیرمنقول، فقط سند رسمی پذیرفته می شود.
باید ابتدا صحت قولنامه را اثبات و سپس الزام فروشنده به تنظیم سند رسمی را درخواست کنید. برای اتخاذ این روش حقوقی، مشاوره با وکیل الزامی است تا مدارک شما به درستی تنظیم شود و در دادگاه پذیرفته شود.
